现场审核活动的准备阶段

1.现场审核前审核组内部沟通和工作分配
现场审核前审核组内部沟通和分配审核工作是审核准备与实施审核的重要接口。现场审核前,审核组长通常组织所有组员以开会的形式,对将要实施的审核活动进行沟通并分配工作任务,通常可包括:
(1)审核组长向审核组其他成员介绍受审核方的基本情况,并说明审核中需注意的事宜。
(2)审核组长说明审核计划的安排,并与审核组其他成员协商,将具体的过程、场所、区域或活动的审核任务分配给审核组每位审核员。
审核组长在编制内部审核实施计划时就应考虑到审核成员的分工,如果需要将审核组成员分成若干个小组实施现场审核,内部手呢和实施计划中已初步明确每个小组的审核工作任务。
审核组长在分配审核工作时,还应考虑到充分地利用审核资源,尽量避免安排不同的审核员在同一时间审核同一对象,尽量将关联性较强的或具有相似性的审核任务分配给同一审核员。审核组成员的工作量应相对比较均衡,并提醒审核组成合理利用审核时间。
2.审核工作文件准备
审核组成员明确各自的审核任务分工后,应了解和熟悉与其所承担的审核工作,并准备必要的审核工作文件。审核工作文件可以包括:ISO9001等标准、体系文件、检查表和抽样计划;记录信息表格等。其中,尤以检查表的准备最为重要。下面介绍检查表的编制方法。
检查表中通常包括抽样计划。检查表和抽样计划是审核员对具体的审核任务进行策划后形成的文件,描述了具体的审核内容、抽样计划、审核路线和方法,是审核员的工作提纲和参考文件。
检查表通常由审核员按审核任务分工分别编制,审核组长应对全部检查表进行审查并总体协调。
检查表的重要内容有:
(1)审核内容,也就是审核项目,即“查什么”。
(2)审核的对象、场所/部门/或过程/活动,即“找谁查”、“到哪查”。
(3)审核方法,也就是审核步骤和具体方法,即“怎么查”、“样本量多少”。

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