如何设计出适应企业自身要求的质量记录?

一、对标准再去学习,梳理标准中明确要求的记录
一个组织在进行标准转换时应首先梳理出这个标准有哪些明确的记录要求,对于未明确要求的应根据组织实际情况适当补充,例如ISO9001《质量管理体系——要求》标准仅明确提出了21类记录,这些记录组织在建立质量管理体系时应首先梳理出来,其他记录可结合实际增加,而不是所有过程都必须有对应的记录来体现,认证组织、咨询师、审核员都应加强对标准的再深入理解。

二、对现有记录进行优化,重新设计,能制式的尽量制式,能合并的尽量合并
  标准中所要求的“应形成或保留……的记录”,但到底是什么形式的记录,标准不会也不能给出,这要靠组织结合实际情况进行确定,标准6.2.2e)条款中要求“保持教育、培训、技能和经验的适当记录”,很多组织在做培训时为了满足内、外审的要求就很死板的针对每次培训都整理了1)培训通知;2)培训大纲;3)培训签到;4)培训试卷;5)培训成绩单;6)培训记录表;7)培训效果评价表;8)培训总结等。这种做法固然规范,但如果所有培训都整理这些材料,就会让培训组织部门厌倦了这项活动,组织应根据不同的培训对象、培训内容、培训方式而去保留适当记录,比如组织了一次领导层的培训,一个声像资料即可;组织了一次外出取证培训,获取的证书就是培训记录;……;

三、对记录实行动态管理,定期评审,不能随意增加、删减记录
  组织在体系运行过程中记录的增加和删减是不可避免的,但应有严格的管理流程,不能想加就加,因为有时增加的记录往往会重复现有的记录,组织内部可以建立一个记录明确管理部门,当想增加记录的时候到这个主管部门提出申请,组织相关部门讨论、评审,确实有需要时进行标识、增加;这个主管部门可以定期对其他部门的记录管理监督检查,若发现有随意增加记录的情况,应有严厉的惩罚。

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