在质量管理体系运行过程中如何加大对文件控制的力度？

在ISO9001质量管理体系运行过程中如何加大对文件控制的力度？
在质量管理体系运行过程中，文件的形成是一项增值活动，不是目的，充分与适宜的文件才能实现有效管理和控制的目标，起到增加效益的作用。文件的形成也是一个过程，过程方法和PDCA循环同样适用，文件从制定到作废的整个过程都应运用策划、实施、检查、处置的方法对其进行循环控制。质量管理体系文件对于组织来说，具有质量法规的意义，是依法治企的基础，全员都应该关心文件的充分性、适宜性和可操作性。
一些组织的管理者（包括最高管理者），常常将文件的批准和在文件上签字等同起来。发布前不详细阅读就大笔一挥签字了事，过分相信编写者，把文件形成的权利完全交给编写者，应该发现的问题不能发现，为日后的管理带来很多麻烦，这是一个很大的失误。正确的做法是，批准人要组织力量对文件进行严格认真的评审，确保其充分性（全面）和适宜性（正确）以及与相关文件的相容性和完整性（一致）。在文件的实施过程中，还应进行适时的评审。当有必要对文件进行更改时，应再次履行严格的批准手续，并确保文件的修订状态清楚地得到识别。
一些组织文件制定了不少，但往往束之高阁或借口保密珍藏在抽屉里，使用者难得一见，这就失去了制定文件的目的。应明确质量管理体系各层次文件的使用范围，并按确定的使用范围发放到使用现场，确保各部门或岗位得到适用文件的有效版本。某些文件保密可能是需要的，但应有相应的保密措施，这种措施的目的仍然是保证合理使用。对于那些作废文件要及时更新，防止其非预期使用。但应注意，（标准）要求的是防止文件的非预期使用，即某些作废文件可能还有预期使用或参考的价值，此时应对其进行保留管理并适当予以标识，但应从使用现场撤出。
组织可将质量管理体系文件分为受控和非受控两种类型进行管理。用于投标、顾客的非现场使用以及其他特殊发放的文件，不要求对其更改进行控制，对此类文件应当作为非受控文件明确标识。如果没有对非受控文件实施有效的控制也可能会造成作废文件的误用。

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