外审现场审核注意事项

1.请安排车接送审核员,应提前3天与审核员沟通好接人的路线、时间等,最好由管理者代表亲自去接;
2.请准备一间会议室给审核员开会、写工作报告,请在桌上摆一束花及水果等;
3.请安排至少一个熟悉公司运作的的人员全程陪同审核员进行审核;(如两个以上)。
4.当审核员认定有某项问题不清楚时,请及时通知顾问师;切记乱回答。
5.每个人都必须知道公司的质量方针是什么?公司的质量目标是什么?建议每人工作证后面打上方针和目标或每人将其写在纸条上放在口袋里
6.在审核员问自己问题时不要紧张,要以平常心对待,回答问题时,要吐词清楚,如审核员问到的不是自己工作范围内的事,应礼貌地告诉审核员这不是自己所负责的,然后由陪同人员跟审核员解释或找能回答问题的人来回答,避免“言多必失”。
7.在找资料时,审核员要什么,就找什么给他,不要一下把一整本文件都给他,这样会让审核员发现多的问题,正确的方法应是要什么就拿什么,然后先递给本公司陪同人员看,陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看;
8.总经理要讲:8.1.质量方针是自己亲自订的,目的就是要让顾客满意,并持续改进质量体系;8.2.要求各部门制定了质量目标并定期考核;8.3.指定了管理者代表;8.4.确定公司组织结构图,明确各人员的职责并协调他们之间的关系;8.5.为质量管理体系的顺利运行提供必要的人力、物力;8.6.向公司内传达满足客户要求及法律法规要求的必要性;8.7.主持召开了管理评审会议
9.管理代表要回答进行了1次内部审核,质量目标都有每月进行统计,有进行顾客满意度
的调查,针对目标不达标的及顾客投诉的都有采取纠正措施;
10.每个管理人员要清楚自己的职责,尤其是针对提高质量,增加顾客满意度所起的作用,具体见《各部门需回答和掌握的问题》;
11.职员要清楚自己所做事情的步骤,并且所讲要同相关文件上所写的不能矛盾,建议这2天各部门主管都要让职员对与自己相关的文件至少要看3遍;
12.当时如找不到资料应把审核员的注意力引到其它有准备的方面,另一方面要积极寻找相关资料,在审核员结束当天审核之前应将资料交给审核员;
13.全员参与,做一次大扫除,各部门要搞好各自责任区的整理、整顿及卫生等;
14.各人员要熟悉跟自己相关的文件,以便回答审核员问题时不会张冠李戴;
15.请在公司门口确认打卡地址;
以上请管理者代表负责召集会议向相关人员传达。

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