企业运行质量管理体系时存在的问题与对策

企业运行质量、环境、职业健康安全管理体系时存在的问题与对策
ISO9001和ISO14001及GB/T28001标准体现了管理的最新发展,以其科学的构思和通用的标准模式而得到广泛认同。在市场准入制度的推动下,形成了质量、环境、职业健康安全三个管理体系的认证热。它对提高组织的管理水平,突破贸易技术壁垒,促进经济全球化,发挥着十分巨大的作用。但我国引用ISO标准管理体系十多年来,也存在着企业对认证由热变冷,客户对认证从信任到失望,这些都凸现了当下质量、环境、职业健康安全三大管理体系认证与实施的“两张皮”现象。
一、存在的主要问题有以下几点:
1.管理体系的建立和贯彻脱离了组织战略的管理体系,使体系运行流于形式主义。
ISO标准作为管理类标准,既是科学的体现,又渗透一定的文化痕迹,有一个与本组织具体情况相结合的问题。现在不少获证企业求证心切照搬照抄标准或“范本”条款,体系文件是按照标准条款展开表述的,而不是按照企业业务过程的固有规律展开描述的,加之监督和审核活动,强化了标准的制约功能,使得管理体系变的缺乏生气。人们已经习惯了在形式主义下活动,审核员已经成为“文件要素的审核的熟练工种”。
2.认证证书成了“假文凭”,管理体系退化。
有章不循,内审走过场,管理评审形式化。管理体系运行领导是重点,而实际中不少企业领导已成为盲点,管理者不被管理,成为局外人,没有形成自我改进创新的机制,管理体系又回到原始人治状态,证书实际上变成了没有真才实学的“假文凭”。
3.组织按标准建立的管理体系,主要是为了迎合认证审核使用,其他的时候不用,致使管理体系空壳运行,没有实际针对目标。
管理体系的方针和目标与组织的日常运作相脱节现象十分普遍,不少组织过程运作中很多无目标的活动频繁发生,管理体系实际上变成一个空壳。空壳下运作的仍旧是传统的做法,导致双轨并行,表面一套,实际一套。
4.管理体系文件与其他形式的企业管理制度并行。
目前从许多贯标企业的经验看,管理体系运行质量不高,一个很重要的原因就是存在管理体系文件与其他形式的企业管理制度并行现象。造成文件并行的主要原因有两方面:一是企业在贯标初期编制管理体系文件时,对已形成的企业管理制度转换不彻底,出现了新旧文件并存现象;二是在管理体系正常运行后,不是以完善现有的管理体系文件为主,而是不顾现有管理体系文件的规定,以其他形式下发一些新的办法、制度、规定等,导致管理体系文件形同虚设,“两张皮”现象自然就产生了。
5.管理体系的贯彻缺乏全员参与。
全员参与是质量管理体系的八项基本原则之一,而现实中不少组织却缺少全员参与的氛围,成立了专门的贯标办,明确了专门的贯标人员,管理体系的贯彻执行成了少数人的工作。
6.统计技术应用薄弱。运行记录很多都是数据,而没有将这些数据通过统计技术,进行统计分析,使其变为信息。
二、针对上述问题应采取的对策:
针对上述问题,企业在贯彻标准和运行管理体系时,就应特别注意结合企业的特点,在满足标准要求的前提下,充分利用现有的管理方法,将其加以规范或转换,不应机械地去照搬标准条款的要求而另设管理名目,以免造成管理上的重复,管理上的重复是造成企业管理体系和实施管理体系“两张皮”的根本原因。要整合好管理体系,进一步增强管理体系的有效性,即把握好管理体系文件、目标和指标,管理评审和内审以及持续改进管理机制的建立等几个影响管理体系有效性的关键因素。
1.文件与制度相一致
管理体系文件是管理体系运行的基础。提高管理体系运行质量,搞好管理体系文件和企业管理制度的一体化非常关键。为确保管理体系文件的有效运行,应专门召开管理评审会议,从最高管理层形成统一意见,规定在管理体系内不再下发规章制度类红头文件和其他形式的文件,所有制度、办法全部按照管理体系文件的形式起草、审核、批准、发布、修改,所有业务过程全部按照管理体系文件的规定执行。并在管理体系内审过程中,一旦发现违反规定现象,一律开出不符合报告,并限期整改。管理体系文件最大优点,一是可以动态管理,二是可以通过管理体系审核,检查执行落实情况。企业应该改变那种认为红头文件形式下发的制度重于管理体系文件的认识。保持管理体系文件的唯一性,排除其他形式文件的干扰,防止“体外循环”,是确保管理体系有效运行的关键。
2.目标与指标相统一
企业特别是大中型企业,在未实施一些管理体系前,已经有了一套运行较成熟的目标和指标管理体系,如经济目标责任制。经济目标责任制是目前许多企业特别是国有企业一种有效的指标管理手段,从制定程序来看,它是经过充分的策划和逐级审批的;从内容看,它包含了企业生产经营中各个方面的年度目标、指标,当然也包括了质量目标、指标,环境目标、指标,职业健康安全目标、指标;从绩效测量看,经济目标责任制都有定期的详细测量。而管理体系标准要求实施管理体系也要制定相应的管理体系目标,如质量目标、环境目标、职业健康安全目标,并要进行分解,对完成情况要定期测量,这与企业已有的经济目标责任制的要求基本相同。因此,企业在贯彻标准管理体系时,可以将已有的经济目标责任制加以规范,不应再另搞一套,以免造成目标和指标管理上的重复。
3.管理评审与日常管理相融合
管理评审是由最高管理者亲自主持的一项工作。这项工作开展得是否有效,直接关系到管理体系的运行效果和持续改进的力度。但现在企业搞管理评审几乎完全为了满足标准的要求,对持续改进管理体系发挥的作用不大。而造成这种现象的一个很重要原因是管理评审没有和企业日常的管理结合。企业为了能够正常的运作,适应不断变化的内部和外部的环境,都会定期或不定期的召开一些高层会议,如:党政联席会、总经理(厂长)办公会、生产经营会等。在这些会议上研究的问题主要包括了企业的发展方向、年度计划、市场开拓、设备改造、技术进步、质量安全改进、组织机构变化、人事调整及人才引进等,这些问题基本上也就是管理评审需解决的一些问题,如果平时都能得到及时解决,也就基本达到了管理评审的目的。因此,为了实现管理评审和企业日常管理的一体化,可将这些高层会议加以规范,形成独具特色的管理评审,会收到很好的效果。
4.改进与质量、环境、职业健康安全活动相结合
持续改进已成为企业发展的动力,是企业不断发展壮大的重要措施。其实我们一直都在做持续改进工作,只是没有上升到理论的高度去认识和管理,在市场竞争如此激烈的环境中,一个不开展持续改进的企业是不可能生存的。在企业内部持续改进涉及了每个部门、每个岗位、每名员工。大到企业的战略规划、技术改造计划等的制定和实施,小到每项具体工作计划的制定和实施,都包含了持续改进的内容。因此,对持续改进工作企业应在管理体系文件中作出层层规定,明确部门持续改进的职责、规范、改进措施的制定和实施程序,规定改进措施实施效果的测量方法等。另外,企业中一直开展的QC小组活动,可以作为持续改进工作的一种重要形式,实现持续改进工作的全员参与。
总之,企业只有充分了解质量、环境、职业健康安全管理体系运行中存在的不足,针对这些不足用不断改进整合管理体系,才能提高管理体系的运行质量,取得事半功倍的效果,确保管理体系的有效性。

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